خدمات محاسبية وإدارية للمنشآت
عرض مقدّم إلى
نظام تشغيل وحسابات للتوزيع
نعرف طبيعة عمل التوزيع بالمناديب
طلبات تصل من الواتساب والاتصال والكاونتر، ومناديب بسيارات يوزّعون على أحياء المدينة، وبضاعة تخرج من المستودع صباحًا وتعود مساءً. على هذا الأساس بنينا كل ما ستشاهدونه.
رسالة واتساب فيها لينك الموقع، أو اتصال، أو عميل عند الكاونتر.
لكل مندوب أحياؤه وسيارته، والطلبات تُوزَّع عليهم كل يوم.
الطلب الواحد قد يُدفع بأكثر من طريقة، وبعضه يُؤجَّل.
كرتونة تالفة أو مرفوضة، وبضاعة لم تُسلَّم تعود مع المندوب.
ما حُمّل على كل مندوب، وما رجع، وما في الرف فعلًا.
أرصدة تتراكم، ويصعب معرفة أي منها تأخّر.
ومع زيادة الطلبات والمناديب، تظهر 4 مشاكل
قراءة الرسائل وتحديد الحي والمندوب يدويًا، وخط السير بالتخمين.
كاش المندوب لا يطابق مبيعاته، وكراتين ناقصة بلا تفسير.
رصيد قديم ينساه الجميع حتى يصعب تحصيله.
تعرفون نتيجة اليوم بعد أيام، وليس في صباح اليوم التالي.
من رسالة العميل إلى تقرير الصباح… والنظام في كل محطة
لكل موظف دوره… والحلقة تُغلق بتقرير
كل واحد يسلّم لمن بعده، وكل موظف يرى ما يخصّه فقط.
يستقبل الطلبات ويسندها ويرتّب خطوط السير.
يرى: الطلبات والمناديبيسلّم من الجوال، ويقسّم الدفع ويسجّل المرتجع.
يرى: طلباته فقطيستلم كاش وشبكة المناديب، ويسجّل التحصيل والمصروفات.
يرى: ما في عهدتهيسلّم العهدة ويستلم المرتجع، ويجرد ويطابق.
يرى: المخزون والعهديتابع الطلبات والتقفيل ويوافق على الاستثناءات.
يرى: التشغيل لحظة بلحظةالمبيعات والأجل والفروق، وكل قرار ينتظر موافقته.
يرى: كل شيء + تقرير الصباحيراجع الأرقام كل يوم من الخارج، ويجهّز الملخصات والتقارير الشهرية.
من الخارج: مراجعة ومتابعةطلبات أمس، المبيعات حسب طريقة الدفع، المرتجع، فروق المناديب، الطلبات المعلّقة، وأرصدة الأجل المتأخرة.
مبيعات كل مندوب وكل حي، الأجل وأعماره، فروق الجرد، والمقارنة بالشهر السابق.
من رسالة واتساب… إلى طلب عند المندوب المناسب
الرسالة تُقرأ، والحي يُحدَّد من الموقع، والطلب يذهب للمندوب الذي يغطي الحي. وإذا كان الموقع خارج النطاق يتوقف عند المنسّق ليقرر.
بانتظار الإسناد 1
خالد 9
عمر 13
يزيد 9
ترتيب المحطات بضغطة… والمسافة أمامكم
محطات المندوب تبدأ بترتيب الإدخال. بضغطة واحدة يرتّبها النظام من المستودع الأقرب فالأقرب، وتقارنون المسافة قبل وبعد.
- يمكنكم تقديم أي محطة أو تأخيرها يدويًا.
- الطلب المتأخر يضاف لخط السير دون إعادة ترتيب كل شيء.
- المندوب يرى خطه على جواله بالترتيب.
التسليم وتقسيم الدفع والمرتجع… في شاشة واحدة
المندوب يسجّل ما رجع من كراتين، ثم يقسّم المبلغ بين كاش وشبكة وتحويل وأجل. لا يُقبل التسليم إلا إذا طابق المجموع قيمة الطلب.
- المرتجع يُخصم من الطلب ويعود للمستودع.
- الأجل يُضاف تلقائيًا لرصيد العميل.
- المندوب لا يدفع أي مصروف من عهدته. الكاشير هو من يسجّل المصروفات.
الفرق يظهر في صباح اليوم التالي… ولا يُعتمد بلا سبب
كاش وشبكة المندوب وكراتينه المتبقية تُسلَّم للكاشير والمستودع صباح اليوم التالي. النظام يقارن المتوقّع بالمُسلَّم، وأي فرق يحتاج سببًا مكتوبًا ثم يظهر في تقرير الصباح.
- الرصيد المفتوح للمندوب بعد يوم العمل طبيعي، لأنه يُسلَّم في الصباح.
- الفرق في الكاش أو الكراتين يظهر باسم المندوب والتاريخ.
- التحويلات البنكية تُطابَق من كشف البنك.
ملخّص أمس على جوالكم… قبل أن تصلوا
كل يوم الساعة 7 صباحًا: كم طلبًا سُلّم، وكم المبيعات حسب طريقة الدفع، وما المرتجع، وأي مندوب عليه فرق، وما الذي ينتظر قرارًا.
- الأرقام نفسها التي يعمل بها الفريق، لا ملف منفصل.
- الملاحظات مكتوبة بصياغة قصيرة وواضحة.
- تقرير شهري بالمقارنة مع الشهر السابق.
نظام يعمل به فريقكم… وحسابات نتابعها معكم
- استقبال الطلبات من الرسائل وتحديد الحي والمندوب
- خطوط السير والتسليم من جوال المندوب
- تقسيم الدفع والمرتجعات
- تقفيل المناديب والمطابقة
- العهدة والمستودع والجرد
- الأجل وأعماره والتحصيل
- أدوار وصلاحيات لكل موظف
- مراجعة يومية لكل تقفيل وكل فرق
- تقرير على جوالكم كل صباح
- مطابقة الكاش والشبكة والتحويلات
- متابعة الأجل المتأخر
- تقرير شهري بالمقارنة
اشتراك شهري واحد للاثنين، حسب عدد المناديب وحجم الطلبات. نحدده معكم بعد أن نفهم عملكم.
نرى الطلب والمندوب والمستودع على أرض الواقع.
بأصنافكم وأحيائكم ومناديبكم، تجرّبونه قبل أي التزام.
كل موظف على دوره، ونحن معكم في الأسابيع الأولى.
مراجعة وتقارير، وأي تعديل تطلبونه.
نبدأ بزيارة… بدون أي التزام
جرّبوا الديمو التفاعلي للنظام بأنفسكم، وبعدها نجلس معكم يوم عمل ونفصّله على مقاسكم.